Из статьи вы узнаете ответы на базовые вопросы об инструментах поддержки: что такое тикет-система и что такое тикеты, какие виды бывают, современные инструменты поддержки клиентов через мессенджеры и соцсети, и четыре правила работы в тикетной системе.

Содержание

  1. Что такое тикет-системы
  2. Система тикетов для сайта
  3. Тикет-система для работы с электронной почтой
  4. Обращения клиентов в социальных сетях и мессенджерах
  5. Простая тикет-система для технической поддержки на русском
  6. Работа в тикетной системе: 4 универсальных правила
  7. Резюмируем

Что такое тикет-системы

Тикет система — это программа или облачный сервис, который позволяет управлять тикетами: просматривать, создавать, удалять, изменять название, статус, ответственного и другие параметры. Тикетные системы используются для поддержки клиентов, технической поддержки, службе заботы о клиентах, гарантийном, рекламационном и других отделах компании, связанных с работой с клиентами.

В свою очередь, тикет — это любое зафиксированное обращение или заявка от клиента на помощь, консультацию, поддержку и техподдержку. Например, просьба помочь с настройками в приложении, сообщение об ошибке на сайте или запрос на смену картриджа в бухгалтерии. 

Слово «тикет» пришло из очередей в банках, больницах, на почте, МФЦ и так далее. Тикет — это бумажный номерок или талон, который вы получаете, чтобы занять очередь к специалисту. Но в тикетных системах это не только номер в очереди, но и множество дополнительной информации: название и описание обращения, имя клиента и его контактные данные, ответственный за решение, теги и так далее. 

Тикетные системы делятся по видам тикетов: сервисные — это например, обращения к сисадмину или технику по кондиционерам; и клиентские — когда к вам обращаются клиенты по любым вопросам. Наша система — Еадеск — специализируется на работе с клиентами, поэтому в статье мы рассматриваем работу с клиентскими тикетами.

Также тикет-системы делятся по назначению: для сайта, для электронной почты, для мессенджеров и соцсетей и так далее. Сейчас это деление условно, потому что возможности современных тикет-систем примерно одинаковые. Однако оно показывает как развивались программы, почему тикет-системы для электронной почты плохо подходят для мессенджеров и так далее. Обо всём по порядку. 

Система тикетов для сайта

Примерно 20−25 лет назад, когда не было соцсетей и мессенджеров, а электронная почта была платной, существовали только системы тикетов для сайта. Всё что они позволяли сделать — разместить базу знаний и через форму обратной связи на сайте принять запрос от клиента. 

Не удивительно, что клиенты не любят формы обратной связи.

Предполагалось, что большую часть проблем клиенты будут решать самостоятельно через базу знаний и лишь по сложным вопросам обращаться в службу поддержки. Но такие системы были неудобны клиентам и заставляли их тратить своё время на заполнение полей, поэтому системы тикетов для сайта заменили «тикетницы» для почты.

Тикет-система для работы с электронной почтой

Где-то 15 лет назад, с появлением доступного интернета и распространением электронной почты, появился новый тип сервисов — для работы с электронной почтой. Они умели всё то же самое, что тикетницы для сайтов, но научились автоматически регистрировать обращения из почты. 

Громоздкий и непонятный интерфейс OTRS — тикет-системы для работы с электронной почтой.

Для клиентов стало удобнее: вместо изучения базы знаний и заполнения форм с множеством полей, можно было найти почту компании и в любое удобное время написать письмо с вопросом. Да и ответ приходил на эту же электронную почту. Однако затем появились социальные сети и мессенджеры, и почты стало не хватать.

Обращения клиентов в социальных сетях и мессенджерах

С приходом соцсетей и мессенджеров взаимодействие с клиентами изменилось кардинально. Теперь клиенты обращаются куда им удобно, а не только на почту; вместо подробного описания проблемы пишут «Привет! Ау, вы здесь?» и рассчитывают, что вы сами спросите всё что нужно; и не готовы ждать ответов по несколько дней и недель, как это было раньше в электронной почте. 

Переписка с нетерпеливым клиентом в интерфейсе Еадеска.

Тикет-системы для электронной почты стали добавлять новые каналы: ВКонтакте, Инстаграм, WhatsApp, Телеграм и другие. Однако все системы, изначально рассчитанные на почту, столкнулись с проблемой поддержки чатов: чат с клиентом один, а запросов у клиента много — невозможно разбить переписку на тикеты.

Проблему пытались решить разными способами: встроить чаты отдельно от тикетов, усложнить логику переписки или подсчёта аналитики, разделять переписку на тикеты, вести тикеты отдельно от переписки. Однако до конца решить эту проблему в старых тикетницах невозможно и поэтому пользоваться ими неудобно.

Zendesk предлагает 90% времени проводить в этом маленьком окошке…

Если половина обращений ваших клиентов идут из соцсетей и мессенджеров — нужно использовать омниканальные тикет-системы, изначально созданные для этого. На Западе уже довольно много таких систем: Front, Intercom, Gorgias, на русском языке только Еадеск. 

Простая тикет-система для технической поддержки на русском

Еадеск — это простая тикетная система для технической поддержки на русском языке. Он помогает увеличить скорость обработки обращений в 3−5 раз за счёт объединения разных каналов и источников в одном окне, интуитивно понятного интерфейса, автоматизации и контроля работы через наглядные показатели. 

Главное отличие Еадеска в том, что это тикет-система без тикетов. Он решает те же задачи, что и обычная тикетница, но в первую очередь создан для поддержки клиентов через социальные сети и мессенджеры, где тикеты не нужны. 

Тикет — искусственный термин, вместо него мы используем более естественные и понятные человеку: диалог и задача. Представьте разговор начальника и сотрудника:

  • Василий, через неделю мы участвуем на конференции, подготовьте с ребятами стенд и выступление. Детали отправлю на почту.
  • Хорошо, Николай Петрович, сделаем.
  • Давай, надеюсь на вас. И кстати, в конце недели жду консолидированный отчёт за третий квартал по маркетингу.

В этом разговоре нет ни одного тикета, зато есть диалог между начальником и сотрудником, например, по телефону или в переписке WhatsApp. Из диалога можно извлечь три задачи для сотрудника:

  1. Дождаться или напомнить про детали участия в конференции. 
  2. Подготовиться к ней и принять участие.
  3. Сделать отчёт к концу недели. 

Такой подход более естественный и понятный вашим сотрудникам, мы сталкиваемся с ним каждым день: мы общаемся и нам ставят задачи супруг, родственники, воспитательница в детском саду или классный руководитель нашего ребёнка. И бывает, что мы сами с собой разговариваем и составляем себе список дел на завтра. 

Диалогом же, в отличие от тикета, может быть что угодно: звонок, переписка в мессенджере, комментарий в соцсети, письмо и так далее. Поэтому самая простая тикет-система та, в которой тикетов нет вообще. Давайте посмотрим, как правильно работать в такой системе.

Работа в тикетной системе: 4 универсальных правила

При работе с клиентами с помощью тикетной системы, вы обрабатываете лучше и больше обращений с тем же количеством сотрудников. Такая система за вас всё зафиксирует, уведомит о новых событиях, напомнит о задачах, автоматизирует рутину и так далее. Чтобы начать работу, следуйте четырём главным правилам ниже: они подходят не только для Еадеска, но и для других тикетниц, потому что универсальны.

Правило №1: фиксируйте все обращения

Чтобы ничего не потерять и не забыть — все обращения клиентов должны быть зафиксированы в одном окне. 

Часто бывает, что сначала клиент напишет в чат, а по телефону сообщает важные детали — потом их невозможно будет найти и восстановить. Хорошо, если есть запись звонка, а если нет? И если записей по одному клиенту несколько, придётся переслушать все, чтобы найти нужный момент. Бывает, клиенты просят написать в WhatsApp или ВКонтакте и менеджеры пишут с личных профилей, а потом увольняются. Как найти о чём был разговор, что и к какому сроку обещали клиенту?

Чтобы избежать этих и других проблем с клиентами, когда вы потеряли какую-то информацию или обещали помочь и забыли, нужно подключить все каналы коммуникаций к вашей тикетной системе. Для этого надо определиться, через какие каналы вы готовы отвечать клиентам и запретить все остальные, в том числе личные контакты менеджеров. Не бойтесь пожертвовать текущими бизнес-процессами, если понимаете, что они построены неправильно.

Главные каналы при работе с клиентами:

  1. Традиционные: почта, телефон и чат на сайте.
  2. Соцсети: ВКонтакте, Facebook и Instagram.
  3. Мессенджеры: WhatsApp, Телеграм и Skype.

Подключив нужные каналы, вы соберёте все обращения клиентов в одном окне, автоматически будете фиксировать клиентов и их контакты, а также собирать всю история взаимодействий в одном месте.

Еадеск поддерживает 9 каналов связи, в том числе WhatsApp и Instagram. С помощью API и разработчиков вы сможете подключить любой другой канал, которого у нас ещё нет, например, чат из вашего мобильного приложения.

Правило №2: поддерживайте порядок в обращениях

Чтобы клиентам быстро отвечали и вопросы решались, нужно поддерживать порядок в обращениях.

Если просто подключить каналы и собирать все обращения в одном окне, очень быстро наступит бардак. Сообщение посмотрели, но не ответили — почему? Кто на какие вопросы клиентов отвечает? Почему это обращение так долго висит без ответа? Кому передать сложный вопрос и так далее. 

К сожалению, раз и навсегда эти вопросы решить невозможно, нужно менять текущие бизнес-процессы, выстраивать новые и прописывать регламенты. Однако, чтобы облегчить работу сотрудников поддержки, в каждой тикет-системе есть набор инструментов для наведения и поддержания порядка.

  1. Статус — у каждого диалога есть статус, как минимум открыто/закрыто. Это нужно, чтобы разделять обращения, работа с которыми уже завершена от тех, которые требуют обработки. Нужно обязательно закрывать решенные вопросы.
  2. Ответственный — чтобы клиент не остался без ответа и решения, за его вопрос в вашей компании должен отвечать конкретный человек. Не существует коллективной ответственности: даже в армии, когда отправляют двух солдат, одного из них назначают старшим. Поэтому у каждого обращения без исключений должен быть ответственный.
  3. Комментарии и Заметки — обсуждайте вопросы клиентов с коллегами с помощью комментариев и оставляйте личные заметки, чтобы сохранить важную информацию.
  4. Фильтры и поиск — используйте фильтры, чтобы найти тикеты в нужном статусе или те, за которые никто не взялся. 
  5. Теги — позволят разграничить диалоги по разным признакам и затем фильтровать по ним. 

У нас есть всё, что поможет навести и поддерживать порядок в обращениях. Подробнее о том, как правильно работать в Еадеске, читайте в нашем руководстве – используйте его для обучения ваших сотрудников. 

Правило № 3: ускорьте обработку обращений

После того как подключили все необходимые каналы и навели порядок в обработке обращений, нужно повышать эффективность и скорость работы операторов.

Чтобы повысить скорость обработки, необходимо устранить всё, что замедляет работу специалистов. Обычно они тратят время на бесконечный перебор обращений, чтобы выбрать, на какие нужно ответить в первую очередь. На написание ответов, в том числе одних и тех же ответов на типовые вопросы клиентов: в какие дни работаете, адреса магазинов, как вернуть товар, как связаться с бухгалтерией и так далее. 

Стандартный набор инструментов для повышения эффективности и скорость обработки выглядит так:

  1. Уведомления — чтобы улучшить скорость ответа, подключите всем сотрудникам уведомления. Так они не смогут пропустить важные обновления: новый ответ, комментарий от руководителя, решение связанной задачи и так далее.
  2. Шаблоны — создайте шаблоны быстрых ответов, чтобы сотрудники не тратили время на написание ответов на типовые вопросы.
  3. Автоприветствие —  включите автоответ при первом обращении, это поможет сократить время первой реакции и удержать внимание клиента на вас, а не конкурентах.
  4. Автораспределение — автоматическое распределение новых обращений, позволяет сэкономить время и справедливо распределять работу. 
  5. Другие автоматические действия — установка тегов, уведомления на почту руководителя и так далее.

Конечно, все эти возможности есть в Еадеске. Посмотрите наше руководство по организации работы сотрудников со стороны руководителя поддержки, чтобы улучшить свои процессы работы с клиентами. 

Правило №4: контролируйте показатели

Даже после того, как выполнены основные настройки, работа не заканчивается — нужно регулярно следить за показателями и улучшать их. 

Это правило последнее и будет ошибкой начинать работу в тикет-системе с отчётов и показателей. Показатели — это обратная связь по проделанной работы, которую нужно сначала сделать. Представьте, вы решили получить водительские права, и чтобы сдать экзамен в ГИБДД, вам нужно освоить базу: изучить теорию, пройти практику, закончить автошколу. И тогда набранные на экзамене баллы — это ваши показатели, но чтобы их получить — начать нужно с базы.

При внедрении тикет-системы всё то же самое, начать нужно с базы: сначала фиксировать все обращения в одном месте, потом навести и поддерживать порядок, затем автоматизировать рутину. И только после этого внедрять и анализировать отчётность.

Вторая ошибка — сразу использовать много разных показателей. Крупные контактные центры годами выстраивают свою отчётность, постоянно добавляя показатели и удаляя лишние. На начальной стадии достаточно использовать несколько ключевых. Во-первых, это позволит сфокусироваться на самом важном и не отвлекаться. И во-вторых, большие отчёты требуют больше времени для составления, обработки и интерпретации данных.

Ключевые показатели в службе поддержки:

  1. Нагрузка на отдел целиком, измеряется в количестве вопросов в работе.
  2. Количество решенных вопросов позволяет увидеть, справляетесь ли вы с этой нагрузкой на отдел.
  3. Средняя скорость ответов покажет как долго ваши клиентов ждут ответа: чем дольше, тем хуже.
  4. Нагрузка на каждого сотрудника в отдельности — сколько у кого обращений закрыто, чтобы увидеть, кто работает, а кто отлынивает.
  5. Количество ответов на сотрудника покажет интенсивность работы каждого.
  6. Средняя скорость ответов на сотрудника покажет, как быстро каждый справляется. 

Есть множество других, вспомогательных показателей вроде скорости первой реакции, времени, проведённого онлайн, количество звонков, если вы работаете через телефонию и так далее. Однако этих шести показателей достаточно для начала — они покажут, справляется ли отдел в целом, и как работает каждый сотрудник.

В Еадеске вы найдёте единый дашборд, на котором собраны все необходимые данные: по нагрузке, по каналам, по сотрудникам. А вот заметка, как с его помощью принимать управленческие решения.

Резюмируем

Тикет-системы за последние тридцать лет прошли большой путь от систем для сайта до современных решений работы с клиентами через мессенджеры и соцсети.

Чтобы правильно работать в таких системах, следуйте четырём правилам:

  1. Соберите обращения из всех каналов в одном окне
  2. Наведите и поддерживайте порядок в обращениях
  3. Ускорьте обработку с помощью автоматизации
  4. Следите за главными показателями

Всё это вы найдёте в Еадеске.

Попробуйте Еадеск

Еадеск — омниканальный инструмент для командной работы с входящими обращениями клиентов.

Он помогает увеличить скорость обработки обращений в 3−5 раз за счёт объединения разных каналов и источников в одном окне, интуитивно понятного интерфейса, автоматизации и контроля работы через наглядные показатели.